Một trong những cách hiệu quả nhất để làm việc thông minh hơn và năng suất hơn là áp dung quy luật Parkinson vào nhiệm vụ, dự án, và mục tiêu sự nghiệp của mình.
Quy luật Parkinson chỉ ra rằng “công việc tự kéo dài để lấp đầy thời gian hoàn thành cho phép” nghĩa là nếu bạn cho bản thân cả 1 ngày để hoàn thành nhiệm vụ 2 giờ, thì (nói về mặ tâm lí) nhiệm vụ sẽ tăng độ phức tạp và trở nên khó khăn hơn. Thực tế, ta sẽ dành cả ngày để hoàn thành nhiệm vụ khá nhỏ ấy.
Ta đã quen với quy luật Parkinson mà không biết
Dù nhận ra hay không, rất có khả năng bạn đã tự trải nghiệm quy luật Parkinson và dùng nó để tăng năng suất làm việc trong những lúc cần đến nó nhất.
Bạn có nhận ra những tình huống này không?
- Bạn có 2 tháng để hoàn thành dự án và chỉ bắt tay vào làm việc với cường độ thật sự vài tuần trước deadline.
- Bạn có cả tháng để viết kế hoạch, nhưng chỉ bắt đầu viết nó 4 ngày trước deadline rồi gửi nó đi vào phút cuối cùng.
- Bạn có nhiều tuần để chuẩn bị bài test, nhưng chỉ bắt đầu học 2 – 3 ngày trước đó.
Bạn cũng sẽ thấy quy luật Parkinson trong thể thao. Trong những phút cuối trận đấu, các đội bắt đầu nỗ lực hơn, chuyển sang tấn công nhiều hơn. Họ chỉ còn lại vài phút để có thể thắng trận đấu, nên họ nâng cao nỗ lực và tránh lãng phí thời gian.
Đây chính xác là điều bạn nên làm với công việc hàng ngày nếu muốn có năng suất cao và đạt kết quả tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.
Cắt ngắn deadline, tăng gấp đôi năng suất
Cốt lõi của quy luật Parkinson là thiết lập deadline ngắn hơn nhiều so với mức trước kia ta lập. Việc này buộc ta tập trung vào những gì cốt yếu, tránh phân tán và thôi tính chần chừ – khiến bạn cực kì năng suất và giúp bạn đạt kết quả tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.
Nếu bạn có quá nhiều thời gian để hoàn thành 1 công việc hay dự án, bạn sẽ không thấy sự cần thiết, động lực hay áp lực để làm việc với sự tập trung và cường độ cần thiết. Vì có không gian để lãng phí thời gian, stress và lo lắng, bạn sẽ (trong tiềm thức) sử dụng không gian này.
Hãy thử cắt đôi deadline. Lập deadline mới chỉ bằng 50% thời gian ban đầu bạn có để hoàn thành công việc hay dự án. Điều này lúc đầu có vẻ phi thực tế, nhưng bạn sẽ bất ngờ với mức năng suất bạn có được. Rất có khả năng bạn sẽ tìm ra nhiều cách để hoàn thành nó trong thời gian giới hạn mới – và làm tốt nữa là đằng khác.
Nếu không thể lập deadline mới, nghĩa là hoặc:
- Bạn vẫn quá phân tán và dành quá nhiều thời gian cho những việc không thiết yếu, hoặc
- Bạn cần thả lỏng deadline 1 chút cho đến khi tìm ra “điểm dừng” tốt nhất.
Tất nhiên là chuyện này không có nghĩa rằng bạn có thể bắt đầu lập những deadline bất hợp lí. Bạn không thể xây toà nhà chọc trời trong 1 ngày. Dự án càng phức tạp, nó càng cần nhiều thời gian để hoàn thành.
Ứng dụng luật Parkinson ở mức rộng
Ngoài việc ứng dụng luật Parkinson vào nhiệm vụ hàng ngày, bạn cũng có thể áp dụng nó vào những mục tiêu hay dự án lớn để làm việc tập trung, nhiều năng lượng và gây ảnh hưởng hơn.
Thay vì dành cho mình 4 tháng để đạt được điều gì đó, hãy cố đạt được nó trong 2 tháng. Deadline ngắn hơn sẽ buộc bạn làm việc thông minh hơn, tìm ra những chiến lược hiệu quả hơn và tập trung nguồn lực vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, thay vì lãng phí thời gian vào những việc không thiết yếu.
Giờ hãy làm thử
Bắt đầu nhỏ thôi, bằng việc chọn 1 nhiệm vụ và cắt đôi deadline. Dùng đồng hồ đếm giờ để liên tục xem bạn còn lại bao nhiêu thời gian. Đối mặt trực tiếp với deadline giúp bạn tập trung và làm việc với cường độ cao.